Ver a empresa crescer a ponto de precisar de ajuda na operação é um grande marco para qualquer empreendedor. No entanto, é exatamente nesse momento de alegria que surge a grande dúvida burocrática. Afinal, contratei meu primeiro funcionário, e agora?
Para que você não cometa erros que possam gerar multas ou processos trabalhistas no futuro, preparamos um roteiro exato do que precisa ser feito para regularizar o seu novo colaborador.
Confira a convenção coletiva da categoria
Antes de fechar o salário, verifique a convenção coletiva do sindicato que representa a função contratada. Ela define o piso salarial e pode exigir benefícios adicionais, como vale-alimentação ou seguro de vida. Pagar abaixo do piso ou deixar de conceder um benefício previsto na convenção é um dos erros mais comuns de quem contrata pela primeira vez.
O exame médico admissional é obrigatório
O passo inicial antes mesmo do colaborador começar a trabalhar é o encaminhamento para o exame médico admissional. Esse procedimento deve ser realizado em uma clínica de medicina do trabalho para atestar que o profissional possui condições físicas e mentais para exercer a função desejada.
Ao final da consulta, o médico emitirá o Atestado de Saúde Ocupacional (ASO), documento que comprova que a pessoa estava apta ao trabalho no momento da contratação. Além do exame, a empresa precisa cumprir as normas de saúde e segurança do trabalho, como o Programa de Gerenciamento de Riscos (PGR) e o Programa de Controle Médico de Saúde Ocupacional (PCMSO). Pequenas empresas de baixo risco podem ter dispensa de alguns desses programas, mas é importante verificar o enquadramento.
Assinatura da carteira de trabalho digital
A época das anotações em cadernos de papel ficou no passado. Atualmente, todo o registro do trabalhador é feito de forma eletrônica através da Carteira de Trabalho Digital.
Para cumprir a obrigação de registro, a empresa precisa enviar os dados do contrato de trabalho ao eSocial até o dia anterior ao início das atividades do funcionário. Se ainda faltarem algumas informações, é possível enviar um registro preliminar dentro desse mesmo prazo e completar os dados depois. Trabalhar sem registro sujeita a empresa a multas e a passivos trabalhistas.
Atenção aos encargos e benefícios mensais
Ao registrar um empregado, a sua empresa assume responsabilidades financeiras mensais com esse trabalhador. Além do salário combinado, é preciso depositar 8% de FGTS todos os meses. Para a maioria das empresas do Simples Nacional, a contribuição previdenciária da empresa já está incluída na guia mensal do Simples, mas algumas atividades pagam essa contribuição à parte.
Também é fundamental organizar o pagamento de benefícios obrigatórios, como o vale transporte, quando solicitado pelo empregado, além de reservar recursos para as férias e o décimo terceiro. O planejamento financeiro rigoroso garante que a sua empresa consiga honrar todos esses compromissos sem prejudicar o caixa do negócio.
Organização da folha de pagamento
Administrar admissões, férias, décimo terceiro e calcular horas extras exige conhecimento técnico profundo. Um erro no cálculo do holerite pode custar muito caro para a sua empresa.
Para resolver isso de forma simples, a Numerix realiza toda a elaboração da folha de pagamento para as empresas do Simples Nacional. Nossa equipe cuida da parte burocrática e do envio de dados ao eSocial de forma segura e transparente. Assim, você concentra a sua energia em treinar o seu novo colaborador e expandir o seu negócio.
